Legal

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DATA RETAIL podrá modificar unilateralmente y sin previo aviso, siempre que lo considere oportuno, la estructura y diseño del sitio Web, así como modificar o eliminar, los servicios, los contenidos y las condiciones de acceso y/o uso del sitio Web.

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A los efectos de preservar los posibles derechos de propiedad intelectual, en el caso que cualquier usuario o un tercero considere que se ha producido una violación de sus legítimos derechos por la introducción de un determinado contenido en la Web, deberá notificar dicha circunstancia a DATA RETAIL. indicando:

1. Datos personales del interesado titular de los derechos presuntamente infringidos. Si la reclamación la presenta un tercero distinto del interesado, deberá indicar la representación con la que actúa.
2. Indicación de los contenidos protegidos por los derechos de propiedad intelectual y su ubicación en el Web.
3. Acreditación de los citados derechos de propiedad intelectual.
4. Declaración expresa en la que el interesado se responsabiliza de la veracidad de las informaciones facilitadas en la notificación.

La legitimidad de los derechos de propiedad intelectual o industrial correspondientes a los contenidos aportados por terceros es de la exclusiva responsabilidad de los mismos.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La ley se aplica al tratamiento de datos personales efectuado por entidades públicas o privadas, dentro del país o cuando el Responsable o Encargado no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

2. DEFINICIONES

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita por parte del responsable del manejo de los datos, dirigida al titular, mediante la cual se informa las políticas adoptadas sobre tratamiento de datos personales y la forma de acceder a las mismas.
Dato Público: Datos relativos al estado civil, profesión u oficio. Pueden encontrarse contenidos en documentos públicos.
Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación. (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos).
Transferencia de datos: Cuando el Encargado o Responsable del manejo de los datos envía la información a un receptor.
Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable: Persona natural o jurídica, que toma las decisiones sobre el manejo de la protección de datos y diseña la política interna para el tratamiento que se le debe dar a los datos contenidos en una base.
Encargado: Persona natural o jurídica que ejecuta la labor del manejo y manipulación de las bases como tal, con base en la órdenes impartidas por el Responsable.
Es posible que el Encargado y el Responsable sean la misma persona caso en el cual se deberá dar cumplimiento a todas las obligaciones contenidas en la Ley para los dos.

3. AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Recolección: La recolección de datos personales que hace la empresa de sus empleados debe tener una finalidad que deberá limitarse a los datos que son relevantes para el desarrollo del objeto social de la empresa.

TAREA 1: Elaborar y adoptar un procedimiento para la recolección, uso, circulación y supresión de la información en el cual se establezca la finalidad de la necesidad de la recolección de los datos. Se deberá incluir en la política de tratamiento de datos de la empresa, y la Superintendencia podrá solicitar este procedimiento en cualquier momento.

Tratamiento: La empresa deberá solicitar la autorización expresa del titular de los datos en el momento de su recolección e informarle las finalidades específicas para lo cual se obtiene el consentimiento.

TAREA 2: Elaborar un formato de autorización de tratamiento de datos personales en el cual se consigne: (i) Autorización de tratamiento de datos personales (ii) Tipo de datos sobre los cuales se otorga el consentimiento. (iii) La finalidad del consentimiento del titular. (iii) Alcance del tratamiento por parte de la empresa. Se deberá incluir el formato en la política de tratamiento de datos de la empresa

Datos Sensibles: En el caso en el cual la empresa deba hacer tratamiento de datos sensibles, su tratamiento tendrá que ser causado por mínimo, uno de las siguientes hechos:

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Modo de obtener la autorización: Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste:

1. Por escrito
2. De forma oral
3. Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

Revocatoria de autorización: El empleado podrá solicitar al Responsable o Encargado del tratamiento de sus datos su supresión de la base de datos así como también podrá revocar la autorización. Sin embargo, si el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, la solicitud de supresión o la revocatoria no procederá.

Casos en los cuales no es necesaria la autorización del titular para el tratamiento de sus datos:

La autorización del titular no será requerida cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Caso de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

4. SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DEL RESPONSABLE O ENCARGADO.

La información objeto de protección de la Ley, podrá suministrarse únicamente a las siguientes personas:

1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.

5. DATOS RECOLECTADOS ANTES DEL 27 DE JUNIO DE 2013, FECHA DE EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377.

Para la obtención de la autorización de los titulares de los datos personales, el Responsable del tratamiento de los datos tiene las siguientes alternativas, dependiendo de su capacidad económica, número de titulares y antigüedad de los datos:

1. Alternativa 1: Para las empresas con un número de titulares de datos bajo, o empresas que no gocen de medios masivos de comunicación (página web o periódicos) para informar a sus titulares sobre las políticas adoptadas con relación al manejo de sus datos, deberán solicitar la autorización de continuar con el tratamiento de los datos a sus titulares, mediante el “Aviso de Privacidad”, así como se deberá enviar comunicación escrita que informe la política interna adoptada para la protección de su información.
2. Alternativa 2: En el caso de que el “Aviso de Privacidad” genere una carga onerosa de tiempo y dinero desproporcionada para la empresa, dada la capacidad económica de la empresa, cantidad de titulares de los que se tienen datos, o la antigüedad de la información, se podrá hacer uso de la página de internet o de otros medios masivos de comunicación para solicitar autorización e informar la política de tratamiento de datos.

TAREA: Bajo ambas alternativas, la empresa deberá informar a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los (5) días siguientes a la implementación de la medida, el procedimiento adoptado para cumplir con la obligación de autorización e información a titulares.

OJO: Este procedimiento deberá hacerse dentro de los (30) días siguientes a la expedición del Decreto 1373 de 2013.

• Autorización del titular en ambas alternativas: Si dentro de los (30) días siguientes a la publicación de la autorización y de la política de tratamiento de datos vía WEB o vía medio masivo de comunicación, el titular no ha contactado a la empresa para solicitar la supresión de los datos o para revocar autorización, el Encargado o Responsable podrá continuar con el tratamiento de los datos, sin perjuicio del derecho que tiene el titular de solicitar su eliminación en cualquier momento.
• Supresión de los datos de la base: Cuando la finalidad del tratamiento de datos de su titular por parte de la entidad se haya cumplido, el Encargado o el Responsable deberá proceder a su supresión de la base de datos, a no ser que se requiera mantener por un deber legal o contractual.

6. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

Las políticas deberán contener como mínimo la siguiente información y cumplir con los siguientes requisitos:

1. Deberán incluir la siguiente información:

2. Deberán constar por medio escrito y magnético.

o Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.
o Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
o Derechos que le asisten como titular.
o Persona o área responsable del tratamiento a donde los titulares puedan dirigir solicitudes, quejas o reclamos.
o Procedimiento para que el titular pueda ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar o suprimir su dato.
o Fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales y término de duración de la base de datos.
o Cualquier cambio en las políticas deberá ser informado a los titulares antes de implementar el cambio.
o Para las entidades que adopten el “Aviso de Privacidad” para solicitar a sus titulares la autorización de tratamiento de sus datos e informarles de las políticas internas adoptadas, este deberá constar en formato estandarizado que deberá ser almacenado en medios informáticos.
o Derecho de acceso. El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales (i) al menos una vez al mes y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de datos en la empresa. Si la empresa decidiera cobrar el acceso para consultas con mayor periodicidad de una vez al mes, dicho gastos deberán ser soportados y demostrados ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
o Área designada para tratamiento de Datos. La empresa deberá designar a una persona encargada manejar la protección de los datos y de dar trámite a las solicitudes de los titulares.

7. PROCEDIMIENTOS

1. La consulta se formulará por el medio habilitado siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Presentado por el Titular al Responsable o Encargado cuando considere que sus datos deben ser corregidos, modificados o suprimidos, o cuando haya habido un incumplimiento de cualquiera de los deberes de la empresa en su tratamiento.

o El reclamo deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado que subsane.
o Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
o El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos y el término, el cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

• Estándares mínimos de protección de datos. Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la Ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios.
• Contrato de trasmisión de datos personales. Dicho contrato se suscribe entre el Responsable y el Encargado del tratamiento, y en el deberá constar como mínimo la siguiente información: (i) Los alcances del tratamiento, (ii) Las actividades que el Encargado realizará por cuenta del responsable y (iii) Las obligaciones del Encargado con respecto a Responsable y al titular, que deben ser como mínimo: a. Dar tratamiento de los datos conforme a los principios, b. Salvaguardar la seguridad de los datos en las bases y c. Guardar la confidencialidad de la información.

COMENTARIO: La Ley no específica si este contrato se debe celebrar entre nacionales.

9. OBLIGACIÓN DE DEMOSTRAR TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

A petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, el responsable deberá poder soportar lo siguiente:

1. En cuanto a la información del responsable y el tratamiento de los datos:

o La naturaleza jurídica del Responsable.
o La naturaleza de los datos personales en tratamiento.
o El tipo de tratamiento.
o Riesgos potenciales que el tratamiento pueda causar a su titular.
o Implementación efectiva de las medidas de seguridad adoptadas para el tratamiento.
2. En cuanto a las políticas internas adoptadas por la entidad para el tratamiento de datos:
o La existencia de una estructura administrativa proporcional a la estructura empresarial para la adopción e implementación de las políticas de tratamiento de datos.
o Adopción de mecanismos internos para la implementación de las políticas tales como los son: capacitaciones, entrenamiento y programas educativos.
o Adopción de procesos para solicitudes, quejas o reclamos de los titulares.

10. MULTAS Y SANCIONES

La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

• Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó;
• Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar;
• Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio;
• Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DATA RETAIL

En DATA RETAIL nos preocupamos por el fiel cumplimiento del habeas data y privacidad de nuestros visitantes y estamos comprometidos a proteger la información personal privada que nos sea suministrada. No recolectaremos ninguna información personal que no haya sido otorgada voluntariamente y con consentimiento expreso. Nosotros no vendemos, compartimos ni alquilamos esta información personal a otras empresas/personas en ninguna forma que no haya sido mencionada en esta declaración. El acceso a nuestro Portal web está regido por la presente Política de Privacidad, la cual se entiende aceptada por sus usuarios (en adelante “el usuario”)
Atendiendo a lo reglamentado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 con respecto al manejo de datos que ingresan los usuarios para acceder a los servicios que ofrece La web, y para tener la posibilidad de publicar comentarios en el mismo, DATA RETAIL entiende que sus usuarios le proporcionan datos de naturaleza personal relativos a nombre, correo electrónico, domicilios, y que tienen carácter de confidenciales de acuerdo a lo expresado en los presentes términos y condiciones. Para ello, y a los efectos previstos en la normativa anteriormente enunciada sobre protección de datos personales, DATA RETAIL como empresa promotora de esta página, adquiere la calidad de Responsable y Encargado del tratamiento de los datos personales, dando cabal cumplimiento a las disposiciones de la Ley citada.
DATA RETAIL podrá reproducir, publicar, traducir, adaptar, extraer o compendiar los datos o información suministrada dentro del marco normativo establecido y a efectos de mantenerlo informado de las novedades que DATA RETAIL considere de interés, lo cual es aceptado con la inclusión de sus datos. El usuario conoce y acepta que los datos contenidos en el formulario para acceder al “newsletter” de La Aplicación o al espacio dispuesto para publicar comentarios, pueden ser utilizados para impulsar, dirigir, ejecutar y llevar a cabo campañas promocionales o concursos de carácter comercial o publicitario, por medio de e-mails o a través de cualquier medio de comunicación.
Las políticas que se describen a continuación se aplican al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y controle DATA RETAIL con domicilio en la Calle 85 No.16A-20 Piso 2 Bogotá D.C. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos de clientes y referidos cuyo período de vigencia es indefinido.

1. 1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES RECOGIDOS POR DATA RETAIL

Los datos personales respecto de los cuales ostenta el carácter de responsable son incluidos en bases de datos y serán utilizados, procesados, recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos, compartidos, actualizados, transmitidos, de acuerdo con los términos y condiciones de las Políticas contenidas en este documento, para las siguientes finalidades:

1. Realizar cotizaciones de servicios ofrecidos en nuestro Portafolio y hacer seguimientos a las negociaciones efectuadas sobre éstos mismos.
2. Enviar información comercial de promociones, campañas, encuestas para calificar la calidad del servicio, obtener datos estadísticos.
3. Respaldar obligaciones contractuales y de garantía asumidas con el titular de la información.
4. Realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo.
5. Campañas de CRM.
6. Reportar a autoridades de control y vigilancia.
7. Usar para fines administrativos, comerciales y de publicidad.

La vigencia de la base de datos administrada por DATA RETAIL será indefinida.

1. 2. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN NUESTRAS BASES DE DATOS

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DATA RETAIL , en su condición de responsable del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a DATA RETAIL en su condición de Responsable del Tratamiento
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

1. 3. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de la información tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos. Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos, a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

1. Nuestras dependencias físicas, en el área Administrativa, que será la responsable de atender estas solicitudes, en la siguiente dirección Calle 85 No.16A-20 Piso 2 Bogotá D.C.

Los anteriores mecanismos pueden ser utilizados por el titular o terceros facultados por ley para hacerlo en nombre suyo con la finalidad de ejercer los siguientes derechos:

I. DERECHO DE ACCESO: El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de DATA RETAIL el titular de información podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

II. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante DATA RETAIL , el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:

1. El titular o sus causahabientes,
previa acreditación de su identidad.
2. Su representante, previa acreditación de la representación.
3. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por DATA RETAIL y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
2. Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LA PETICIONES, CONSULTAS, RECLAMOS.

El área responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, es el ÁREA ADMINISTRATIVA, ubicada en Calle 85 No.16A-20 Piso 2 Bogotá D.C.

5. TRATAMIENTO DE COOKIES.

Al ingresar por primera vez a La Aplicación, al usuario se le asigna una cookie permanente, la cual permite identificarlo siempre que ingrese a La Aplicación para personalizar y mejorar su experiencia en La Aplicación.

De esta forma, al ingresar el usuario a La Aplicación, acepta que su información y navegación se maneje a través de una cookie asignada, por lo cual, se obtendrán datos desde su computador, como dirección IP del usuario, sistema operativo del equipo y tipo de navegador.

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DATA RETAIL vela por la privacidad de la información suministrada por El Usuario en los diferentes sitios de La Aplicación donde haya lugar a ello, por lo cual adopta una política de confidencialidad bajo los parámetros establecidos anteriormente.

La política de tratamiento de la información contenida en el presente documento entra en vigencia el 9 de febrero de 2016.